Am Beispiel des Stadtarchivs Coburg
Für Archive ist es heutzutage nicht mehr ausreichend ist, Archivalien zu bewahren. Der Präsentation von Archivalien kommt eine immer größere Bedeutung zu. Vor dieser Aufgabe stand auch das Stadtarchiv Coburg. Etwa 600 historische Urkunden (die älteste aus dem Jahr 1317) befinden sich im Besitz des Stadtarchivs und wollen entsprechen verwahrt werden.
„Bisher haben wir die Urkunden gefaltet in einer Art Papiertasche aufbewahrt. Es bestand die Gefahr, dass sie an den Faltstellen brechen“, erzählt Archivleiter Hans-Jürgen Baier. Auch die Siegel, mit denen die Mehrzahl der Urkunden beglaubigt wurden, seien gefährdet. Sie bestehen aus Bienenwachs am äußeren Rand und Siegellack, was beides leicht brechen kann.
Das Präsentieren war nicht nur mühselig vom Zugriff, sondern immer auch mit der Gefahr verbunden die Urkunden zu beschädigen. Dies war der Grund, dass die Urkunden mehr verwahrt als fachgerecht bewahrt wurden.
Es wurde nach einer Lösung gesucht, die sowohl den Ansprüchen des Archivars für die fachgerechte Verwahrung von Urkunden gerecht wird, als auch das Präsentieren erleichtern soll.
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Und so sieht die neue Art der Aufbewahrung aus: Die Urkunden werden zunächst in einem Feuchtraum geglättet, ohne dass dabei die Schrift beschädigt wird.
Mit Hilfe von Pappwinkeln werden sie auf Trägerplatten so fixiert, dass sie nicht mehr verrutschen können. Größere Urkunden werden zusätzlich mit Pappstreifen gesichert. Die Siegel werden ebenfalls durch flexible Pappstreifen geschützt. Und das alles selbstverständlich ohne Draht, Nieten, Kleber oder andere Materialien, die die Urkunden schädigen könnten. Die Pappwinkel und Fixierstreifen werden flexibel mit Archivleim auf den Trägerplatten angebracht. Alle Pappelemente der Verpackung erfüllen selbstverständlich die Anforderungen der DIN ISO 9706.
In die großen Kartons passen mehrere Urkunden und die Schachteln sind so flach gehalten, dass problemlos eine ganze Reihe übereinander gestapelt werden kann. Die Urkunden sind staubsicher untergebracht, die Siegel geschützt, so dass diese wertvollen Dokumente noch an die folgenden Generationen weitergegeben werden können. Aber auch wer aus wissenschaftlichen Gründen damit arbeiten muss, hat es jetzt leichter.
Konnten Urkunden bislang nur mit Handschuhen berührt und auseinandergefaltet werden, kann man sie jetzt problemlos mittels der Trägerplatte aus dem Karton entnehmen und betrachten. Der Vorteil der Trägerplatte ist, dass bei Bedarf die Urkunden auch einzeln entnommen werden können - und das alles, ohne die Urkunden anfassen zu müssen!
Für alle, denen eine Kopie der Urkunden ausreicht, werden sie nach und nach digitalisiert. Dies hat den Vorteil, dass die Urkunden auch im Internet präsentiert oder per eMail verschickt werden können. Ebenso erleichtert die elektronische Datenverarbeitung die Suche nach Urkunden. Mit dieser durchgängigen Lösung, Urkunden nicht nur zu bewahren, sondern auch zu präsentieren und gleichzeitig zu digitalisieren, hat das Stadtarchiv Coburg die Kernaufgabe eines Kommunalarchiv vorbildlich erfüllt.
» Im "Blickpunkt Archiv 01/2009" finden Sie noch weiterführende Infos... [411 KB]
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