Erfahrungsbericht der Samtgemeinde Am Dobrock
Die Samtgemeinde Am Dobrock liegt im Norden Niedersachsens und hat sieben Mitgliedsgemeinden mit ingesamt rund 12.000 Einwohnern. In der Mitgliedsgemeinde Cadenberge befindet sich der zentrale Verwaltungssitz. Seit Beginn der ersten Netzwerktechnologie im Rathaus der Samtgemeinde Am Dobrock im Jahr 1993 wurden Schriftstücke und Dateien bereits strukturiert in einem Verzeichnisbaum nach dem KGSTAktenplan abgelegt und verwaltet. Dies erfolgte noch ohne entsprechender Softwareunterstützung.
Im Jahr 1998 sind wir durch einen Messebesuch auf die Software REGISAFE aufmerksam geworden. In relativ kurzer Zeit wurde nach einer entsprechenden Präsentation der Entschluss gefasst, REGISAFE verwaltungsweit im Rathaus einzusetzen. Innerhalb einer Planungs- und Umsetzungszeit von nur zwölf Monaten wurde hier die Implementierung und komplette Umstellung des Dokumentenmanagements mit Übernahme der vorhandenen Schriftstücke durchgeführt. Die Einführung von REGISAFE erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Personalrat.
Die oberste Zielsetzung bei der Beschaffung und Einrichtung von REGISAFE war die Erleichterung der täglichen Arbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die übersichtliche und strukturierte Gestaltung des Dokumentenwesens. Ebenso sollte durch die vielfältigen Möglichkeiten von REGISAFE, z.B. vollständig integrierter eMail-Service, der Effekt der Zeitersparnis bei der täglichen Sachbearbeitung erreicht werden. Es ist hervorzuheben, dass Personalrat und Verwaltungsführung von vornherein nicht die Einsparung von Arbeitsplätzen, sondern die Verbesserung der Arbeitsergebnisse im Fokus hatten.
Rückblickend können wir feststellen, dass die bei der Einführung gesetzten Ziele nicht nur erreicht wurden, sondern mit der jetzigen Ausgestaltung der Modulvielfältigkeit und der modernen Leistungsfähigkeit von REGISAFE übertroffen wurden.
Das herausragendes Merkmal von REGISAFE ist, dass man mit nur einer Software Dokumente, eMails, Adressen, Termine und Wiedervorlagen verwalten und diese miteinander verknüpfen kann. Die sehr gute Suchfunktionalität liefert die gewünschte Information in kürzester Zeit. Die umfangreiche Rechtestruktur gewährleistet die notwendige Sicherheit im Sinne des Datenschutzes. Die benutzerfreundliche Oberfläche, die benutzerabhängige Oberflächengestaltung sowie der insgesamt modulare Aufbau machen es auch Neuanwendern leicht, sich schnell in dem System zurecht zu finden.
Neben den Standardmodulen wird die REGISAFE-Schnittstelle zum Content-Management-System iKISS eingesetzt, die Schriftstücke (nach entsprechender Kennzeichnung) automatisch an vordefinierten Stellen auf unserer Internetseite veröffentlicht. Hierbei kann differenziert werden zwischen öffentlichen Web-Inhalten und geschützten Web-Inhalten. Mit Hilfe dieser Schnittstelle wird bei der Samtgemeinde Am Dobrock ein Großteil der Ratsarbeit auf einfachste Weise publiziert.
Schon in der Planung und Konzeption zur Einführung von REGISAFE wurde davon ausgegangen, dass die gesamte Verwaltung mit der Software ausgestattet wird. Da das Rathaus mit ca. 35 Arbeitsplätzen überschaubar ist, wurde von Anfang an eine Vollinstallation vorgenommen. Zwischenzeitlich wurden darüber hinaus auch noch Verwaltungsaußenstellen über VPN-Technologie an das System im Rathaus angeschlossen. Auch nach nunmehr zehn Jahren Anwendung von REGISAFE mit den einzelnen Stationen der nicht unerheblichen jeweiligen Weiterentwicklung ist immer noch keine „Müdigkeit“ beim Umgang mit der Software entstanden. Regelmäßig werden neue Möglichkeiten erkannt und umgesetzt, um die tägliche Arbeit zu vereinfachen und wirtschaftlicher zu machen. Die jeweiligen Neuentwicklungen und Möglichkeiten, die die Weiterentwicklung von REGISAFE bietet, werden hier jeweils im Einzelnen betrachtet.
Auf Basis von Wirtschaftlichkeitsmaßstäben wird anschließend die Entscheidung getroffen, ob ein Einsatz hier erfolgen soll. Es ist festzustellen, dass seit der Ersteinführung kein Stillstand festgestellt werden konnte und sich das System flexibel den Anforderungen der täglichen Verwaltungsarbeit anpasst und diese nachhaltig erleichtert.
Von der Planung, der erstmaligen Implementierung, der Datenumsetzung bis zum Echteinsatz wurden wir von den Firmen KLEINSCHMIDT in Hannover und der Herstellerfirma Hans Held GmbH erstklassig unterstützt.
Hierbei weisen wir besonders darauf hin, dass zur Ersteinführung unbedingt die entsprechend angebotenen Administratorschulungen und Erstschulungen für Sachbearbeiter durchgeführt werden sollten. Bei den Sachbearbeiterschulungen konnten wir in Zusammenarbeit mit der Firma KLEINSCHMIDT passend für uns zugeschnittene Einheiten erreichen.
Im Ergebnis können wir auch nach zehn Jahren praktischer Anwendung sagen, dass REGISAFE ein individuelles, leicht erlernbares benutzerfreundliches Produkt ist, durch welches wir immer noch im täglichen Einsatz zeitsparend arbeiten.
Eitel Bergmann
Leiter EDV Samtgemeinde Am Dobrock
Marco Kräling
Administrator für REGISAFE
