DMS-System für EG-Dienstleistungsrichtlinie
Moderne Geschäftsprozesse und Verwaltungsabläufe setzen eine effiziente Dokumentenverwaltung voraus. Für diese Anforderung ist die Software-Lösung REGISAFE von HELD konzipiert. "Mit unserem Dokumentenmanagement-System (DMS) lassen sich durchschnittlich 20 %, in Spitzen bis zu 40 % an Zeit und Kosten einsparen", erklärt Marcus Hüttmann, Geschäftsführender Gesellschafter bei HELD.
Die Software wurde in der neuen, ab sofort verfügbaren Version 4.0 um verschiedene Module ergänzt. So ermöglicht der ‚Zuständigkeitsfinder' den so genannten Leistungskatalog einer Behörde effizient zu erfassen und zu verwalten und damit den Bestimmungen der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie) zu entsprechen. Über den REGISAFE Connector können andere Software-Anbieter das DMS-System einfach mit ihren Applikationen verbinden und auf diese Weise REGISAFE als Archiv-Komponente nutzen. Moderner, übersichtlicher und intuitiver: so präsentiert sich die Benutzeroberfläche von REGISAFE 4.0. Dadurch werden Einstiegshürden bei der Implementierung eines DMS-Systems überwunden.
Die DMS-Software gibt es in zwei Versionen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sind: REGISAFE public für die Öffentliche Verwaltung und REGISAFE economie für Kleine und Mittelständische Unternehmen.
"Mit REGISAFE lassen sich alle Daten und Dokumente einer Organisation ganzheitlich organisieren. So wird ein modernes Informationsmanagement Realität", erklärt Marcus Hüttmann.
Der große Anwendervorteil von REGISAFE ist es, elektronische Informationen den Mitarbeitern schnell, unkompliziert und vor allem vollständig zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck nutzt REGISAFE eine personen- und organisationsunabhängige Informationsstruktur, die in der public-Version als Aktenplan und in der economie-Version als Findex bezeichnet wird. Dort werden alle Sachthemen hierarchisch und in einer für die Organisation einheitlichen Sprache dargestellt.
EG-Dienstleistungsrichtlinie im Fokus
Die modulare Konzeption von REGISAFE sorgt für eine hohe Einsatzflexibilität. Eine umfangreiche Auswahl an Zusatzmodulen kann für die unterschiedlichsten Anforderungen genutzt werden.
Mit dem neuen Modul 'Zuständigkeitsfinder' wird REGISAFE zum wichtigen IT-Werkzeug für die Umsetzung der EG-DLRL (EG-Dienstleistungsrichtlinie). Zentral lassen sich über REGISAFE public jetzt die kommunalen Daten (Ansprechpartner, Zuständigkeiten, regionale Leistungsbeschreibungen) für die verschiedenen Zentralsysteme (Landesportale, Zuständigkeitsfinder) einheitlich organisieren und pflegen. Besonders praktisch: über eine Server-Verbindung werden automatisiert die örtlichen Angaben und Leistungen in den Länder-Zentralsystemen aktualisiert.
Dokumentenmanagement hört nicht beim Archivieren auf, sondern umfasst auch eine leistungsfähige Bürokommunikation. REGISAFE unterstützt hierbei den Anwender mit Modulen für Terminkalender und Adressverwaltung sowie mit einem E-Mail Client.
Compliance-Anforderungen lassen sich mit der Vergabe einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen, beispielsweise durch die Integration des "Governikus Integrated Signers".
Die Workflow-Engine dient zur Definition und Steuerung kompletter Arbeitsabläufe, ein CRM-Modul übernimmt das Management der Kundenbeziehungen.
Optional gibt es zudem eine Vielzahl an automatisierten Verfahrenslösungen für die öffentliche Verwaltung. Unter der Bezeichnung 'KommunalPLUS' stehen Fachverfahren für Baugenehmigungen, Gewerbemeldungen, Stellenbesetzungen genauso zur Verfügung wie für die Friedhofsverwaltung oder die Organisation von Sitzungen und Sitzungsgeldern.
Mehr Bedienkomfort
Die neue Benutzeroberfläche von REGISAFE 4.0 erleichtert den Einstieg in das DMS-Komplettsystem und lässt bestehende Anwender noch produktiver arbeiten. Einer 'Cockpit'-Idee folgend, dient das zentrale Hauptfenster zur Steuerung aller Aktivitäten und zum Anzeigen der wichtigsten Informationen wie Terminkalender, zuletzt bearbeitete Dokumente, Mails/Wiedervorlagen oder Notizen. Themen-Reiter, die sich an der oberen Leiste des Hauptfensters befinden, ermöglichen den schnellen Wechsel zwischen zentralen Funktionen wie Finden & Wissen oder Mail/Wiedervorlagen. Im Arbeitsbereich, der einen Großteil des Hauptfensters einnimmt, befinden sich Informationen, Treffer-Listen oder der Reiter-spezifische Inhalt.
Wesentliches Ziel der neuen Bedienoberfläche war es, den Aktenplan bzw. den Findex noch deutlicher in den Vordergrund zu rücken. Dieser wird in einer Explorer-ähnlichen Baumstruktur jetzt immer angezeigt. Sobald rechts in der Trefferliste ein Objekt markiert ist, bekommt der Anwender links die entsprechende Hierarchie dargestellt. Im Aktenplan/Findex-Baum kann hierarchisch navigiert werden, ein Verschieben von Objekten geschieht per Drag & Drop.
Editionen und Pakete
Mit der Vorstellung von REGISAFE 4.0 kündigt HELD eine attraktive Preisgestaltung an. Die Versionen 'public' und 'economie' sind jeweils als Standard- oder Pro-Edition erhältlich.
Mit der Standard-Edition können Anwender eine komplette Ablagestruktur anlegen. Das System verfügt in der Grundausstattung über eine Schnell- und Volltextsuche sowie über weitere Basis-Funktionalitäten wie Viewer, E-Mail Integration, Check-out/Check-in und Versionskontrolle. Die Pro-Edition enthält weitere Anwendungen für ein effizientes Informations- und Dokumentenmanagement. Dazu gehören u.a. Terminkalender, Adressverwaltung, E-Mail Client und elektronische Signatur.
Verschiedene Module, die Zusatz-Funktionalitäten bieten oder spezialisierte Fachverfahren für die öffentliche Verwaltung umfassen, können je nach Bedarf zusätzlich erworben werden. In preislich attraktiven Ergänzungspaketen sind häufig genutzte Anwendungen gebündelt.
www.documanager.de - 29.09.2009
