Highlights von REGISAFE 4.2 (Auszug)
 | Ganz neu: Gescannte Dokumente |
Das Modul „Schriftgut-Scanner“ wurde vollständig neu entwickelt. Diese Neuentwicklung bietet Ihnen zahlreiche neue Funktionen und Möglichkeiten, beispielsweise:
- Unterstützung des Dateiformats PDF
- Neue Bildbearbeitungs-Funktionen wie Weichzeichnen, Schärfen, Bereinigen (Flecken entfernen), Stanzlöcher entfernen usw.
- Anmerkungsfunktionen wie beispielsweise Textmarker, Notizen, Pfeil, Rechteck
- Frei konfigurierbare und mit Berechtigungen gesteuerte Stempel
- Sicheres Schwärzen von Textstellen inkl. Festlegung von Zugriffsmöglichkeiten.
| Rechtschreibprüfung |
REGISAFE verfügt nun über eine integrierte deutsche Rechtschreibprüfung. Bereits während des Tippens werden Wörter, die nicht im Wörterbuch gefunden werden, durch eine rote gestrichelte Linie gekennzeichnet. Mit einem Rechtsklick können Korrekturvorschläge aufgerufen oder das Wort dem Wörterbuch hinzugefügt werden. Standardmäßig ist die Rechtschreibprüfung in allen mehrzeiligen Eingabefeldern aktiv. Über eine Benutzereinstellung kann sie aber auch für alle anderen Eingabefelder aktiviert werden.
| Verbesserte Dateiverwaltung |
Mehrere Dateien eines Schriftstücks können gleichzeitig bearbeitet werden. Der Befehl „Dateiverwaltung“ wurde vollständig überarbeitet.
| Bearbeitungsstatus |
Auch Teilakten/Vorgänge verfügen nun (wie bisher Schriftstücke) über ein Feld "Bearbeitungsstatus“. Hierzu kann z.B. ein Bearbeitungsstatus „Abgeschlossen“ oder „Zu den Akten“ definiert werden: In solchen Teilakten/Vorgängen können keine Änderungen durchgeführt und keine neuen Schriftstücke aufgenommen werden. Die Aufbewahrungsfrist startet mit Setzen dieses Bearbeitungsstatus. Zahlreiche neue Möglichkeiten stehen in Verbindung mit einem Bearbeitungsstatus zur Verfügung – bei Teilakten/Vorgängen und bei Schriftstücken.
| Regelbasierte eMail-Verarbeitung |
Empfangene eMails können nun über definierbare Regeln automatisiert verarbeitet werden bzw. es kann die weitere Vorgehensweise für diese eMails gesteuert werden. Dabei ist auch ein automatisches Ablegen empfangener Mails als Schriftstück möglich (beispielsweise Newsletter).
| Mail-Archiv für Outlook/Exchange und andere Systeme |
Mit dem neuen „Mail-Archiv-Proxy“ kann das REGISAFE-Modul Mail-Archiv auch dann genutzt werden, wenn für den Empfang und Versand von Mails nicht das REGISAFE-Modul Mail/Wiedervorlage verwendet wird, sondern beispielsweise Outlook/Exchange. Für die Verwendung des Mail-Archiv-Proxys ist es unerheblich, welches Mail-System eingesetzt wird, solange dieses die Protokolle SMTP und POP3 verwendet.
| Virtuelle Poststelle: De-Mail und EGVP/OSCI |
Neues REGISAFE-Modul „Virtuelle Poststelle“ für den Empfang und Versand von De-Mails. De-Mail ist die rechtsverbindliche und sichere Kommunikations-Infrastruktur für Deutschland.
- Zusätzliche Anbindung an EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) für OSCI-Nachrichten.
- Erfassung von De-Mail-Adressen und EGVP/OSCI-Adressen in der REGISAFEAdressverwaltung.
- Zugriff auf ein zentrales EGVP-Adressbuch via LDAP
| Termine mit Adressen, Schriftstücken etc. verknüpfen |
Beliebige REGISAFE-Objekte (z.B. Schrifstücke, Teilakten/Vorgänge) können nun mit Terminen verknüpft werden. Adressen können zudem als Ort eines Termins oder in den Text bzw. die Notizen eines Termins übernommen werden.
| Aufteilung des Datenbestands in „Aktuell“ und „Alt“ |
Neues REGISAFE-Modul „Altregistratur“:
- Aufteilung des Datenbestands in einen „aktiven Datenbestand“ und eine „elektronische Altregistratur“.
- Automatische Überführung von Akten bzw. Teilakten/Vorgängen inkl. deren Dokumente in die elektronische Altregistratur nach Abschluss der Bearbeitung und Ablauf einer sogenannten Transferfrist.
- Alternativ ist eine manuelle Überführung einzelner oder mehrer Akten und Dokumente bzw. Teilakten/Vorgänge und Schriftstücke in die Altregistratur möglich.
- Berechtigungsabhängig kann der Benutzer wählen, ob er lediglich im aktiven Datenbestand arbeiten möchte oder ob z.B. bei Suchfunktionen auch die Altregistratur berücksichtigt werden soll.
| Personendatenauskunft gemäß Bundesdatenschutzgesetz |
Neues REGISAFE-Modul „Personendatenauskunft“:
- Unterstützung des REGISAFE-Anwenders bei der Erfüllung der sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz ergebenden Pflichten.
- Automatisierte Vorbereitung eines Schriftstücks mit den gespeicherten personenbezogenen Daten für die Beantwortung entsprechender Anfragen.
- Erfassung von Datenherkunft, Verwendungszweck, Sperrvermerken und Angaben zur Datenweitergabe pro Personenadresse.
- Falls gewünscht: Automatische Erstellung eines Informationsblatts (Versand per Brief oder E-Mail) bei Erfassung einer Adresse.
| LDAP-Benutzerverwaltung (z.B. Active Directory) |
Die neue „Schnittstelle zu LDAP-Benutzerverwaltung“ ermöglicht die Integration des Verzeichnisdienstes Ihres Netzwerk-Servers in die REGISAFE-Benutzerverwaltung:
- Manuelle oder automatisierte Übernahme von Benutzerdaten aus LDAP-Verzeichnisdiensten (wie beispielsweise Active Directory) in die REGISAFE Benutzerverwaltung.
- Übernommen werden Anmeldedaten, Gruppenzuordnungen und Benutzerzusatzdaten
- Nutzung des Passworts aus dem LDAP-Verzeichnisdienst für die Anmeldung in REGISAFE
| Neue Genehmigungsverfahren |
Für KommunalPLUS Genehmigung stehen zusätzlich zu den vorhandenen Genehmigungsverfahren
weitere neue Gemehmigungsverfahren zur Verfügung: Plakatierungserlaubnis, Sondernutzungserlaubnis, Verkehrsrechtliche Anordnung, Baumfällgenehmigung, Veranstaltungsgenehmigung, Aufgraberlaubnis.
| Gebührenabrechnung |
Bei KommunalPLUS Bautagebuch und KommunalPLUS Baugenehmigung besteht nun die Möglichkeit, Gebühren zunächst zu speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt abzurechnen. Über den Dialog zur Gebührenerfassung können noch nicht abgerechnete Gebühren bearbeitet und ergänzt werden.
| xFall |
Das neue Modul „XML-Ablageassistent“ bietet über das Datenformat xFall eine direkte Übernahme der vom Einheitlichen Ansprechpartner erfassten Fälle. Aus den erfassten Daten können beispielsweise Gewerbeanmeldungen (KommunalPLUS Gewerbe) oder allgemeine Fälle (KommunalPLUS Fallmanagement) angelegt werden.
| KommunalPLUS Sitzung |
- Erstellung einer Beschlussübersicht zur Erleichterung der Beschlusskontrolle.
- Erstellung von Einladungen für gemeinsam tagende Gremien
- Übertragen von Anlagen und Daten aus der Sitzungsvorlage an Niederschriften
| KommunalPLUS Sitzungsgeld |
- Erstellung von Jahres- und/oder Quartalsbescheinigungen in der Sitzungsgeldabrechnung.
- Erfassen und Abrechnen von Verdienstausfällen
- Nachträgliche Abrechnungsmöglichkeit für verschiedene Sitzungsgeldbereiche
| KommunalPLUS Ratsinformation |
- Ausbau der Darstellung von Sitzungsdaten und Informationen zu den Gremiumsmitgliedern
bzw. Sitzungsteilnehmern im Internet mit KommunalPLUS Ratsinformation.
- Erweiterung der Übertragungsmöglichkeiten (FTPS)
| BürgerPLUS |
Unter diesem neuen Schlagwort werden nunmehr die verschiedenen Verfahren zur Darstellung von Daten und Dokumenten aus REGISAFE im Internet zusammengefasst. Neben einem öffentlichen Informationsbereich umfasst die bisher als „brain-GeoCMS® Ratsinformation“ bezeichnete CMS-Oberfläche auch einen sogenannten Login-Bereich. Dort bekommt der berechtigte Anwender mithilfe von Benutzername und Passwort einen Zugriff auf interne Daten und Dokumente und hat außerdem die Möglichkeit, mit der Verwaltung zu kommunizieren.
| BürgerPLUS Ratsinformation |
- Das Modul umfasst die bisher aus der CMS-Oberfläche von KommunalPLUS Ratsinformation
bekannten Funktionalitäten und Darstellungsformen der Sitzungsdaten und Dokumente.
- Neben der Darstellung des Sitzungskalenders als Wochenblattübersicht kann man nun diesen im Internet auch als Monatsliste darstellen lassen.
- Neuer Bereich „Kontaktformular“ als Grundlage zur Übermittlung von Anträgen und Informationen der Gremiumsmitglieder aus dem Ratsinformationsbereich im Internet an die Verwaltung.
- Im Login-Bereich gibt es die Möglichkeit, für sich oder andere Benutzer Notizen zu einzelnen Tagesordnungspunkten oder für die ganze Sitzung zu erfassen.
| BürgerPLUS Zuständigkeitsfinder |
Als Ergänzung zu KommunalPLUS Zuständigkeitsfinder bietet das neue Modul die Möglichkeit, die in REGISAFE erfassten Angaben zu den angebotenen Leistungen (Sachbearbeiter, Öffnungszeiten, Kontaktdaten, Verfahrens- und Rechtsgrundlagen etc) in einer übersichtlich strukturierten CMS-Oberfläche in der eigenen Homepage darzustellen.
| BürgerAPP |
Damit man sich die Daten aus den BürgerPLUS-Verfahren auch auf den verschiedenen mobilen Endgeräten anzeigen lassen kann, gibt es für die unterschiedlichen Plattformen nunmehr entsprechende Apps (iOS, Android, Smartphone Templates inkl. Windows Phone 7).
| Neue Schnittstellen |
- Schnittstelle zu CAIGOS
- Schnittstelle zu DZ-Kommunalmaster
- Schnittstelle zu Thunderbird
- Schnittstelle zu LDAP-Benutzerverwaltung
Haben Sie Fragen?
Für weiterführende Informationen rund um REGSISAFE public sprechen Sie uns bitte an!
Wir stehen Ihnen gern zu einem unverbindlichen Beratungsgespräch, einer weiterführenden Softwarepräsentation oder einem DMS-Workshop zur Verfügung. Entweder bei Ihnen vor Ort oder ganz unverbindlich als kurzfristige Online-Demo auf Ihrem PC.
Wir beraten Sie gern!
Ihr Ansprechpartner: Markus Koch
Karl Kleinschmidt e.K.
Tillystraße 2, 30459 Hannover
Fon 0511 - 42 30 38
Fax 0511 - 42 51 69
eMail kontakt (at) kleinschmidt-info.de
» Kontaktformular
