Archivierungslösung für den neuen Personalausweis
Teilakte "Personalausweisregister"
Am 1.11.2010 wird der neue Personalausweis eingeführt. Im Scheckkartenformat setzt er neue Maßstäbe im Identitätsmanagement und bietet mit den neu geschaffenen Funktionen viele digitale Einsatzmöglichkeiten - vor allem im Internet. Bei so viel neuer, digitaler Welt liegt es nahe, auch die Papierwelt der Personalausweisbehörde ebenfalls digital zu archivieren - von der Abholung bis zur Vernichtung/Entwertung des Ausweises.
Genau dieses bietet die Speziallösung "Personalausweisregister" auf Basis der bewährten REGISAFE-Funktionen und -Sicherheitsmechanismen. Der Einsatz von REGISAFE bietet hier als umfassendes Archivierungssystem die Möglichkeit, die anfallenden Daten mit allen bereits vorhandenen Informationen zu koppeln und so letztendlich eine umfassende Einwohnerakte zu erhalten.
Prüfen – Scannen – Archivieren
Personendaten-Maske
Die Vorgehensweise zur Archivierung der verschiedenen Erklärungen und des Kontrollblattes, die im Rahmen des Personalausweisregisters anfallen, entspricht im Prinzip der Vorgehensweise, wie diese von REGISAFE seit Jahren schon bei der Kassenbelegsarchivierung oder bei der Archivierung im Kfz-Zulassungverfahren eingesetzt wird:
- Im Personalausweis-Fachverfahren werden die benötigten Dokumente zunächst erzeugt und ausgedruckt. Nachdem der Antragsteller diese geprüft, ausgefüllt und unterschrieben hat, werden diese einfach in REGISAFE eingescannt und automatisch in einer speziellen Personalausweisregister-Akte revisionssicher archiviert. Sofern gewünscht kann der Sachbearbeiter die Richtigkeit und Echtheit durch eine einfache oder qualifizierte Signatur „verschließen“.
Die Speziallösung ‚Personalausweisregister‘ umfasst neben einer speziellen Teilakte für die Ablage der Personalausweisregister-Dokumente auch weiterführende Funktionen:
- Recherche bestimmter Verfahrensakten
- Erstellung von Anschreiben an die Ausweisinhaber - beispielsweise wegen Abholung des Ausweises oder Information über den Ablauf der Gültigkeit
- Übernahme der Adresse des Ausweisinhabers in die Adressverwaltung
Zur Übernahme der Fachverfahrens-Daten bzw. der unterschriebenen Dokumente in REGISAFE können zusätzlich unterschiedliche bzw. sich ergänzende REGISAFE-Module eingesetzt werden:
- Automatisches Anlegen der Personalausweisregister-Akte durch Abfangen der Druckdaten aus dem Fachverfahren mithilfe des Moduls "Spooldaten-Import"
- Automatisches Anlegen der Personalausweisregister-Akte und Zuordnung eingescannter Dokumente auf Basis der Personalausweisnummer mithilfe der Module "Schriftgut-Scanner Capture" oder "Schriftgut-Scanner Barcode"
Ein Vorteil ist dabei, dass man diese zusätzlichen Module auch in anderen Sachgebieten und Verfahren nutzen und gewinnbringend einsetzen kann. In einer Weiterentwicklung ist dann auch eine Datenübernahme und Datenaktualisierung durch eine Schnittstelle zu den Einwohnermeldeverfahren wie LEWIS und MESO geplant.
Empfehlung und übliche Installationskombinationen:
Generelle Lösungsempfehlung
Im Normalfall wird die folgende Kombination die beste und pragmatischste Lösung sein:
- Personalausweisregister
- Schriftstück-Scanner Capture
Bei dieser Lösung werden die unterschriebenen Dokumente eingescannt. "Schriftgut-Scanner Capture" legt auf Basis der gescannnten Dokumente automatisch die Personalausweisregister-Akte an und ordnet dieser die Dokumente zu.
Komfortabelste Lösung
Komfortabler ist die Lösung, bei der vorab bereits die Druckdaten des Fachverfahrens über den Spooldaten-Import abgefangen werden. Die Personalausweisregister-Akte wird dadurch automatisch angelegt und die noch nicht unterschriebenen Dokumente werden ebenfalls in dieser Akte abgelegt.
Die Verwendung des Spooldaten-Imports empfiehlt sich insbesondere, weil hier die Genauigkeit der ausgelesenen Daten höher ist als beim nachträglichen Einscannen. Weiterer Vorteil ist, dass in REGISAFE sowohl die nicht unterschriebenen Dokumente als auch später die unterschriebenen Dokumente abgelegt werden.
Wie bei anderen Verfahren in REGISAFE wird das nicht unterschriebene Dokument später durch die unterschriebene, eingescannte Fassung automatisch ersetzt (per "Schriftgut-Scanner Capture" und/oder "Schriftgut-Scanner Barcode").Auf diese Weise ist der aktuelle Stand der Bearbeitung stets vollständig in REGISAFE erkennbar.
Preisgünstigste Lösung
Am preisgünstigsten ist die Installation von "Personalausweisregister" ohne weitere Ergänzung. Nachteil dieser Lösung ist, dass man die Daten des Ausweises manuell in die Personalausweisregister-Akte eintragen muss. Anschließend scannt man die unterschriebenen Dokumente mit den Unterschriften ein und ordnet diese der jeweiligen Akte ebenfalls manuell zu.
» Technische Grundlagen (PDF) [90 KB]
» Produktblatt Personalausweisregister [62 KB]
