Wie schnell rechnet sich ein DMS?
Wie können wir Ihnen die Vorteile von Dokumentenmanagement (oder "elektronischer Schriftgutverwaltung") am besten darlegen? Wir können Ihnen an dieser Stelle DMS-Definitionen, unendliche technische Featurelisten oder diverse Vorteilspunkte aufzählen, die Sie dann glauben können oder nicht. Das machen wir an dieser Stelle bewusst NICHT.
Stattdessen möchten wir Ihnen zwei Rechenbeispiele zeigen, die Ihnen ganz neutral die Vorteile eines guten DMS zeigen.
Beispiel 1:
Studien belegen, dass jeder Mitarbeiter im Durchschnitt täglich 67 Minuten mit der Suche nach Informationen verbringt (andere Studien gehen sogar von bis zu vier Stunden aus, wir bleiben in unserem Beispiel aber bei den 67 Minuten).
Bei einem durchschnittlichen Jahreseinkommen von 40.000 EUR, Lohnnebenkosten von 25% und einer Wochenarbeitszeit von 37,5 Stunden werden demzufolge Personalkosten im Wert von 7.400 EUR pro Mitarbeiter und Jahr auf die Suche von Informationen verwendet. Bei einem Betrieb mit 50 Mitarbeitern ergibt das einen Betrag von sage und schreibe 370.000 EUR!
Beim Einsatz eines guten DMS ist davon auszugehen, dass sich die Suchzeiten nach Informationen und die Transportzeiten für Dokumente zwischen 20% und 50% reduzieren. Selbst wenn man durch den Einsatz von DMS diese Leerzeiten "nur" um 25% reduziert, bedeutet das in unserem Beispiel einen Effizienzgewinn und eine mögliche Einsparung von Personalkosten in Höhe von 92.500 EUR pro Jahr, d.h. 1.850 EUR pro Mitarbeiter - und das Jahr für Jahr!
Dass hier Projektamortisationszeiten oftmals unter 12 Monaten liegen, kann nicht überraschen. Übrigens: "Einsparung von Personalkosten" bedeutet nicht, dass Mitarbeiter entlassen werden müssen. Vielmehr können sie sich durch die gestiegene Effizienz endlich mehr ihrer eigentlichen Aufgabe widmen!
Beispiel 2:
Bleiben wir bei unserem Betrieb mit seinen 50 Mitarbeitern, der durch den Einsatz von DMS seine Suchzeiten nach Informationen um 25% reduziert hat. Hier hören die Vorteile von DMS noch nicht auf. Dokumentenmanagement heißt nicht nur Suchen und Finden, sondern auch Dokumente elektronisch erstellen und ablegen. Sie brauchen also keine Dokumente mehr auszudrucken, um sie dann in einem Ordner abzulegen. Sie erstellen die Dokumente und ordnen Sie Ihrer elektronische Akte zu - egal ob Briefe, Faxe, eMails, Rechnungen, Lieferscheine, Protokolle, Notizen, Besuchsberichte etc.
Weniger Papierdokumente heisst auch weniger Ausdrucke und weniger Ablage. Das bedeutet, Sie sparen Papier, Toner, Strom und Wartungskosten für Drucker und Kopierer. Sie benötigen zudem weniger Aktenordner. Das bedeutet, Sie benötigen weniger Ablagefläche, weniger Schränke, weniger Bürofläche (also weniger Miete und Mietnebenkosten) usw.
In unserem Beispiel sparen Sie somit an Material- und Raumkosten durch das "nicht-ausdrucken" und "nicht-ablegen" von Dokumenten ca. 17.000 EUR - und auch hier wieder Jahr für Jahr! Ihre Weihnachtsfeier wäre finanziert und auch ein zusätzliches Sommerfest wäre damit noch drin...
Sollten wir Sie hiermit für das Thema Dokumentenmanagement sensibilisiert haben, bieten wir Ihnen unserer DMS-Lösung REGISAFE in folgenden Versionen an:
» REGISAFE public - Das DMS speziell für öffentliche Verwaltungen, Verbände, karitative Einrichtungen und den sozialen Sektor
» REGISAFE economie - DMS mit CRM-Funktionalitäten speziell für die Unternehmen, basierend auf den Erfahrungen von Ogranisationsexperten
Wir beraten Sie gern!
Ihr Ansprechpartner: Markus Koch
Karl Kleinschmidt e.K.
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