In der heutigen Arbeitswelt treffen wir ständig auf neue Herausforderungen:
Der Wettbewerb wird stärker, die Anforderungen steigen stetig und die Zeit scheint immer knapper zu werden.
Im Fertigungsbereich hat der Rationalisierungsgrad mittlerweile ein Niveau erreicht, das vielfach kaum noch zu steigern ist. Optimierungspotential ist hier nur noch minimal vorhanden.
Doch wie sieht es im Verwaltungsbereich aus?
Ineffiziente Arbeitsroutinen sind in deutschen Büros häufig anzutreffen.
Medienbrüche zwischen Papier und Elektronik bzw. innerhalb unterschiedlicher EDV-Anwendungen sind an der Tagesordnung. Über 20% der täglichen Arbeitszeit werden vielfach mit der Suche nach Informationen verbracht.
Die Aufgaben, die die Mitarbeiter originär zu bewältigen haben, werden aufgrund mangelhafter interner Organisation oft erst spät oder gar nicht erledigt. Frust und Rationalisierungsdruck steigen weiter an, man würde sich gern besser organisieren, aber „man hat ja gerade keine Zeit“. Ein Teufelskreis beginnt.
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Vielfach wird das Problem erkannt, aber nicht angegangen, weil die Angst vor Aufwand und Kosten eines DMS-Projektes überwiegt. Eine unnötige Angst, denn aktuelle DMS-Systeme wie Dokuneo sind schnell und flexibel einzuführen.
Im Mittelpunkt steht die E-Akte für das gesamte Haus, anstatt lediglich einzelne (Teil)Prozesse zu optimieren. Das würde nur zu weiteren Archivierungsinseln führen und die internen Suchzeiten kaum reduzieren.
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DMS-Systeme der neuen Generation sind intuitiv in der Bedienung, betrachten ganzheitlich die hausweite Dokumentenablage und sind schnell implementiert. Der User steht im Vordergrund, nicht die technische Lösung.
Dokuneo ist von Anfang an auf einfachste Bedienbarkeit ausgelegt, so dass jeder User schnell und sicher mit Dokuneo arbeiten kann. Das erhöht die Akzeptanz der Software und lässt Widerstände in der Mitarbeiterschaft erst gar nicht aufkommen – einer der Gründe, warum viele DMS-/ECM-Projekte scheitern.
