Wie war Ihre Ausgangslage bevor Sie sich an das Thema Dokumentenmanagement (DMS) herangewagt haben?

Wir hatten eine zentrale Ablage auf dem Windows-Dateiserver. Die ersten beiden Ebenen der Ordnerstruktur war vorgegeben und der Zugriff über eine Rechtestruktur differenziert. Ab Ebene drei konnte jeder „machen, was er wollte“ – was die Qualität der Ablage mit der Zeit nach und nach verwässerte.

Welchen „Leidensdruck“ hatten Sie?
Was hat Sie dazu bewogen, das Thema Dokumentenmanagement anzugehen?

Es war keine einheitliche Ordnung mehr bei der Dateiablage vorhanden. Das größte Problem war, dass man wissen musste, in welchem Ordner die jeweilige Datei abgelegt/gespeichert ist, um sie schnell zu finden. Die Suchfunktion im Windows-Explorer war zu ungenau und zu langsam, so dass wir u.a. unter massiv hohen Suchzeiten zu leiden hatten.

Welche definierten Ziele wollten Sie mit dem Projekt erreichen?

Neben einer Verkürzung der Suchzeiten war uns wichtig, wieder eine einheitliche Ordnung in unsere Dokumentablage zu bekommen. Zudem war uns wichtig, auf die Anforderungen des Online-Zugangs-Gesetzes und der E-Rechnung vorbereitet zu sein, und wollten daher auf die digitale Aktenführung umstellen. Weitere Ziele waren eine bessere Dokumentation der Aktenbearbeitung und die nachhaltige Erfüllung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Warum haben Sie sich für Dokuneo als Ihr Dokumentenmanagementsystem entschieden?

Nach einer intensiven Marktrecherche haben wir uns für Dokuneo entschieden, weil es all unsere An-forderungen an ein Dokumentenmanagementsystem erfüllt und ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis bietet. Zudem hat uns das einfache und anwenderfreundliche Bedienungskonzept von Anfang an begeistert.

Welche Sorgen, Ängste, Nöte hatten Sie vor dem Projektstart?

Wir hatten Sorge, dass eine mangelnde Akzeptanz des DMS der Mitarbeiter/innen die erfolgreiche Einführung behindern könnte.

Haben sich diese Sorgen, Ängste, Nöte bewahrheitet? Oder nicht?

Leider bewahrheitete sich diese Sorge zum Teil. Glücklicherweise waren wir darauf vorbereitet und haben flexibel mit intensiven Schulungen darauf reagiert. Dadurch konnten wir den Mitarbeiter/innen das Verständnis für die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems nachhaltig gut vermitteln, was schnell zu einer deutlichen Erhöhung der Akzeptanz für Dokuneo führte.

Wie lief die Projektumsetzung ab?

Die technische und organisatorische Einführung von Dokuneo lief reibungslos ab. Anschließend wurde Dokuneo nach und nach in den einzelnen Organisationseinheiten unserer Verwaltung eingeführt. Mittels der Train the Trainer-Ausbildung haben wir interne Mitarbeiter als Dokuneo-Trainer qualifiziert. Dadurch konnten wir flexibel auf die Anforderungen der einzelnen Organisationseinheiten reagieren und die Mitarbeiterschulungen sowohl zeitlich als auch inhaltlich bedarfsgerecht anpassen.

Wie ist heute der Stand des Projekts? Haben Sie Ihre Ziele erreicht?

Ja, wir haben unsere Ziele erreicht. Dokuneo ist flächendeckend in der gesamten Verwaltung im Ein-satz. Der Dateiserver läuft zwar noch parallel, aber es ist geplant, hier den Schreibzugriff in absehbarer Zeit zu deaktivieren, so dass es keine alternative Speichermöglichkeit mehr gibt und wirklich alle Dokumente in der E-Akte in Dokuneo abgelegt werden.

Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Dokuneo Partner (Karl Kleinschmidt e.K., Hannover)?

Die Zusammenarbeit verlief so wie man es sich wünscht: Zu jeder Zeit gut und konstruktiv.

Wenn Sie das Projekt DMS noch einmal angehen müssten: Was würden Sie anders machen?

Nichts!

Wie zufrieden sind Sie mit Dokuneo?
Würden Sie Dokuneo Ihrem besten Freund weiterempfehlen?

Wir sind absolut zufrieden mit Dokuneo. Besonders gefällt uns, dass Dokuneo konsequent weiterentwickelt wird und regelmäßig gute, neue Funktionen und Module dazukommen.

Ja, wir würden Dokuneo weiterempfehlen und haben es auch schon getan.