Sichere Aufbewahrung
Geschäftliche E-Mails enthalten oftmals sensible Inhalte, die nicht verloren gehen dürfen – aus rechtlichen Gründen, aber auch einfach, um im Zweifelsfall noch einmal darauf zugreifen zu können. Eine automatische und sichere Speicherung der E-Mails ist hierfür unerlässlich.
Einfaches Finden gesuchter E-Mails
In der täglichen Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um Nachrichten problemlos wiederzufinden und sich erneut zuzustellen, sind gute Suchalgorithmen nötig, darüber hinaus jedoch aber auch die Möglichkeit gegeben sein, über verschiedene Suchparameter die Ergebnisse einzuschränken und zu präzisieren.
Compliance, Transparenz und Kontrolle
Für Geschäfts-E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Sie müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und vorgehalten werden, zudem ist zu gewährleisten, dass jederzeit ein Prüfer auf die E-Mails zugreifen kann.
Einfache Verwaltung
Nur wenige Klicks sind nötig, um „Aeternum“ zu verwalten – egal, ob es sich dabei um den Import oder Export von E-Mails handelt oder die grundsätzlichen Einstellungen zur Archivierungsdauer. So spart der IT-Verantwortliche Zeit und somit auch Kosten.
Funktionsweise der E-Mail-Archivierung
Von jeder E-Mail, egal, ob ein- oder ausgehend, fertigt die E-Mail-Archivierung eine Kopie an, und speichert diese anschließend DSGVO-konform auf deutschen Servern – unverändert und unveränderbar. Dies geschieht völlig automatisch und ohne Eingreifen von Administratoren oder Dritten.
Da die Archivierung gleichzeitig mit Empfang und Versand der E-Mails erfolgt, ist eine Manipulation der einzelnen Nachrichten unmöglich.
Optional erhältlich: Lösung zur Archivierung des internen E-Mail-Verkehres.
Abb.: Überblick Mail-Archiv Aeternum
Verschlüsselungs-Features und deren Nutzen
Verschlüsselung des Übertragungswegs zwischen Archiv und Mailserver per TLS (Soweit vom Mailserver unterstützt)
Schutz vor Veränderung der Daten während des Transportweges. Geschieht über TLS, sofern dies vom Mailserver unterstützt wird.
Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung (z. B. Betriebsräte)
Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Markierung von privaten Mails durch Benutzer
Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch Revisor; dieser kann lediglich den Betreff sehen.
Speicherung der E-Mails im Original, unverändert und unveränderbar
Einhaltung von Archivierungsvorgaben.
Umfangreiche Sprachunterstützung
Control Panel in siebzehn Sprachen verfügbar, weitere Sprachen in kurzer Zeit implementierbar.
Vertraglich vereinbarte Leistungen (SLA), z. B. 99,9 % Verfügbarkeit
Vertraglich garantierte Leistungszusage sorgt für hohe Qualität und Planungssicherheit.
Unternehmenssitz in Deutschland, Vertrag nach deutschem Recht, Sitz der Rechenzentren in Deutschland
Rechtssicherheit für Unternehmen.
Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen möglich
Archivierung zwischen 6 Monaten und 30 Jahren. Dadurch Einhaltung der Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Bereiche (z. B. Bewerbungs-E-Mails, Finanz-E-Mails).
Als Managed Appliance erhältlich (ab bestimmter Userzahl)
Lokal installierte Appliance, Steuerung aus der Hornetsecurity Cloud; keine Umleitung des Datenverkehres.
Archivierung interner E-Mails möglich
Interne archivierte E-Mails sind ab dem Archivierungszeitpunkt revisionssicher gespeichert und wie ein- und ausgehende E-Mails durchsuch- und abrufbar.
Umfangreiche Volltextsuche im Archiv nach zahlreichen Kriterien: Datum, Absender, Empfänger, Betreff etc.
Die einfache, präzise und schnelle Suche ermöglicht ein rasches Auffinden der gesuchten Daten.
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