Moderne Büroorganisation als Wettbewerbsvorteil

Papier und IT richtig kombiniert spart unnötige Kosten

Seit Jahren, ja fast Jahrzehnten, propagiert die IT-Branche in schöner Regelmäßigkeit auf den Fachmessen dieser Welt das Ende der klassischen Büroarbeit. Die Revolution stünde vor der Tür und das papierlose Büro sei nur noch eine Frage der Zeit.

Die Realität sieht aber nach wie vor anders aus: Mit Sicherheit ist davon auszugehen, dass selbst bei verlängerter Lebensarbeitszeit die heute 30jährigen kein wirklich papierloses Büro erleben werden – die realistische Perspektive ist das papierarme Büro. Aber auch hierfür sind einige Hürden zu überwinden, denn die heutige Arbeitsplatzorganisation ist heterogener denn je!

Wie sieht der heutige Arbeitsplatz aus? 

Der durchschnittliche Sachbearbeiter arbeitet an einem PC und organisiert seine Dokumentablage eigenverantwortlich. Er nutzt aus dem Office-Programm Word, Excel, Outlook – vielleicht auch Powerpoint oder Access. Dazu eine Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung, CRM, Buchhaltungssoftware und andere fachspezifische Anwendungen. Er speichert die selbst erstellten Dateien auf seinem PC, auf dem Server, auf dem Desktop, auf einem USB-Stick, einer externen Festplatte oder brennt sie, sicherheitsbewusst wie er ist, auf CD oder DVD.

Die Papierablage hingegen fristet ein bemitleidenswertes Dasein, da sie seit Jahrzehnten nicht mehr im Fokus der Organisationsabteilung steht. Die IT scheint hier das Allheilmittel zu sein. Prestigeträchitge und kostenintensive Projekte wie die automatisierte Rechnungsbearbeitung oder der elektronische Posteingangsworkflow stehen im Mittelpunkt. Dabei wird oft außer Acht gelassen, dass das Volumen dieser „Schriftstücke“ nur einen Bruchteil des gesamten Schriftguts eines Unternehmens ausmacht und ein ganzheitliches Konzept zur einheitlichen Schriftgutverwaltung innerhalb eines Unternehmens seit Jahren fehlt.

Redundante Informationshaltung verursacht unnötige Kosten

Dass Dokumente doppelt und dreifach abgelegt werden, scheint ganz normal zu sein. Dass der Papierverbrauch trotz zunehmendem Einsatz von IT kontinuierlich steigt, ist vermeintlich nicht zu ändern. Dass die redundanzfreie elektronische Archivierung kompletter Vorgänge in der Praxis nicht möglich ist, wird oft als gottgegeben angesehen. Hier behilft sich der ordnungsbewusste Mitarbeiter im Zuge seiner Möglichkeiten: Er druckt seine elektronisch vorliegenden Dokumente aus und heftet sie zum Vorgang ab. Welch Schizophrenie und Ressourcenverschwendung am Beginn des 21. Jahrhunderts…

Spätestens hier müssten in den Chefetagen mittelständischer Unternehmen die Alarmglocken läuten, denn diese Arbeitsweise ist nicht nur unkomfortabel und unzeitgemäß, sondern auch extrem kostenintensiv.

In den vergangenen Jahrzehnten wurde der Fokus auf die Optimierung und Verschlankung von Produktionsprozessen gelegt, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Dieses Vorgehen war auch richtig und notwendig, um der Konkurrenz aus Niedriglohnländern begegnen zu können. Allerdings ist in diesem Zweig das Verbesserungspotential mittlerweile weitestgehend erschöpft. Es gilt also, andere ineffiziente Bereiche zu finden, die Reserven zur Steigerunge der Wettbewerbsfähigkeit bieten.

Da die interne Büroorganisation in den meisten Unternehmen ein kaum beachtetes Dasein fristet, ist hier das Verbesserungspotential besonders groß. Innovative Unternehmen, die den eigenen Leidensdruck erkannt haben, die interne Arbeitsweise aktiv hinterfragen und offen für Veränderungen sind, haben die größten Chancen, sich in den kommenden Jahren einen echten Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Die richtige Bürologistik erhöht die Wettbewerbsfähigkeit

Zuerst müssen aber die Barrieren im eigenen Denken überwunden werden: Die Optimierung der internen Organisation und der Schriftgutablage scheint auf den ersten Blick nicht erforderlich – schließlich „arbeiten wir ja schon immer so“, und ob wir nun so oder so ablegen, kann ja nicht entscheidend sein. Doch diese Ansicht ist ein weit verbreiteter Trugschluss, denn mit dem richtigen Organisationskonzept kann jedes Unternehmen bares Geld sparen.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen hat 50 Verwaltungsmitarbeiter, die jeden Tag im Schnitt nur 15 Schriftstücke pro Mitarbeiter „produzieren“, z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, allgemeine Briefe, Telefaxe, eigene eMails, eingegangene eMails usw. Ein Großteil dieser Schriftstücke wird aus rechtlichen Gründen, zur eigenen Information, zur persönlichen Sicherheit des Sachbearbeiters oder aus anderen Gründen ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Was bedeutet das für das Unternehmen?

Allein an Verbrauchskosten für Druckerpapier, Tinte, Toner, Ordner, Mappen und Ablageschränken und den „Missbrauch“ von Büroraum als Lagerfläche könnten mit dem richtigen Organisationskonzept problemlos fast 16.000 EUR eingespart werden. Und das Jahr für Jahr!

Gehen wir nun noch davon aus, dass jeder Verwaltungsmitarbeiter durch ein modernes Ablagesystem in Verbindung mit einer elektronischen Schriftgutverwaltung pro Tag nur ca. 15 Minuten effizienter arbeiten kann, weil die gewünschten Informationen schneller gefunden und eigene Dokumente schneller erstellt und abgelegt werden. Allein durch diese Viertelstunde Effizienzgewinn pro Tag spart unser Beispielunternehmen ca. 78.000 EUR Personalkosten pro Jahr. Das bedeutet insgesamt eine jährliche Kostenersparnis von nahezu 100.000 EUR. Und zwar nur durch die Optimierung der Ablage- und Organisationsstruktur. Welches Unternehmen kann es sich heute noch leisten, einen Wettbewerbsvorteil in dieser Höhe außer Acht zu lassen?

Wenn man sich nun noch vor Augen führt, dass die Investition in ein qualifiziertes Dokumentenmanagementsystem nur ein Bruchteil dieser Ersparnismöglichkeit beträgt und sich ein DMS somit binnen weniger Monate amortisiert, fragt man sich, warum deutsche Büros zum großen Teil immer noch wie vor 20 Jahren organisiert sind und die Möglichkeiten der heutigen Bürologistik nicht genutzt werden.

Autor: Markus Koch, Inhaber Karl Kleinschmidt e.K., Telefon (0511) 700 234-0, E-Mail kontakt@kleinschmidt-info.de