„Kleinschmidt und Dokuneo sind Partner auf Augenhöhe,
die ihr Handwerk verstehen.“
Dirk Backens
Geschäftsführer Backens Systems GmbH, Hilden
Wie war Ihre Ausgangslage bevor Sie sich an das Thema Dokumentenmanagement (DMS) herangewagt haben?
Wir hatten bereits vor Dokuneo ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz, da unsere Aktenschränke über die Jahre eine unfassbar große Fläche einnahmen. Mit diesem System waren wir aus verschiedenen Gründen jedoch nicht mehr zufrieden.
Welchen „Leidensdruck“ hatten Sie?
Was hat Sie dazu bewogen, das Thema Dokumentenmanagement neu anzugehen?
Vorher waren wir mit dem Dokumentenmanagementsystem Regisafe unterwegs. Hier wuchs mit der Zeit allerdings die Unzufriedenheit, da wir die gesuchten Dokumente oft nur schwer wiedergefunden haben. Wir waren auf der Suche nach etwas, das ähnlich wie Google funktioniert: ein Suchfeld, ein Schlagwort eingeben und das Dokument ist auffindbar.
Welche definierten Ziele wollten Sie mit dem Projekt erreichen?
Wie gesagt: wir wollten ein Dokumentenmanagementsystem bei uns haben, das ähnlich einfach und intuitiv wie Goolge funktioniert. Die Suchfunktion in Regisafe erschien uns wenig intuitiv und eher kompliziert.
Warum haben Sie sich für Dokuneo als Ihr Dokumentenmanagementsystem entschieden?
Herr Koch vom Dokuneo-Partner Kleinschmidt aus Hannover hielt bei uns eine hervorragende Präsentation über das Produkt Dokuneo. Die moderne Herangehensweise und Ausrichtung dieses Produktes haben uns überzeugt.
Welche Sorgen, Ängste, Nöte hatten Sie vor dem Projektstart?
Die Sorgen, die man sich halt macht, wenn man eine neue Software einführt: wird in der Praxis wirklich das gehalten, was im Verkaufsgespräch „versprochen“ wird? In der Vergangenheit mussten wir des Öfteren leider die Erfahrung machen, dass Vertrieb und Technik durchaus differieren können…
Haben sich diese Sorgen, Ängste, Nöte bewahrheitet? Oder nicht?
Nein, diese Sorge hat sich absolut nicht bewahrheitet. Wie sagt man so schön: Kleinschmidt und Dokuneo haben abgeliefert! Wir mussten natürlich unsere Arbeitsweise ein wenig umstellen, aber das ist eigentlich ganz normal, wenn man eine neue Software einführt.
Wie lief die Projektumsetzung ab?
Wir würden die Projektumsetzung als reibungslos beschreiben. Vorgaben wurden abgestimmt und eingehalten. Die Übernahme der Bestandsdaten aus Regisafe verlief aus unserer Sicht einfach und unkompliziert. Die Arbeit von Dokuneo und Kleinschmidt während der Projektierungsphase lief quasi im Hintergrund ab, so dass wir kaum von unserer normalen Tätigkeit abgelenkt wurden. Und dann kam der Tag X zur Umstellung und wir konnten quasi von einem Tag auf den anderen mit unserem neuen Dokumentenmanagementsystem Dokuneo arbeiten.
Wie ist heute der Stand des Projekts? Haben Sie Ihre Ziele erreicht?
Ja, wir haben unsere damaligen Ziele erreicht. Und nicht nur das: Heute entdecken wir mit geänderten Anforderungen auch immer wieder neue Optimierungsmöglichkeiten.
Und auch hier läuft die Umsetzung reibungslos ab: Ein Anruf oder eine Mail Richtung Kleinschmidt und die Thematik wird bearbeitet, wenn nötig angeboten und nach Beauftragung kurzfristig umgesetzt.
Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Dokuneo Partner (Karl Kleinschmidt e.K., Hannover)?
Die Zusammenarbeit ist absolut top. Kleinschmidt ist ein Partner auf Augenhöhe, der sein Handwerk versteht. Dokuneo übrigens genauso.
Wenn Sie das Projekt DMS noch einmal angehen müssten: Was würden Sie anders machen?
Nichts!
Wie zufrieden sind Sie mit Dokuneo?
Würden Sie Dokuneo Ihrem besten Freund weiterempfehlen?
Wir sind mit Dokuneo sehr zufrieden! Dem besten Freund würde ich Dokuneo vielleicht nicht empfehlen, aber das hat andere Gründe…
Ansprechpartnern von Unternehmen, die ebenfalls auf der Suche nach einem modernen DMS sind, kann ich Dokuneo aber nur ans Herz legen!
Die 11 Fragen wurden beantwortet von
Dirk Backens
Geschäftsführer
Backens System GmbH, Hilden (NRW)
Dirk Backens ist mit Dokuneo sehr zufrieden
Mehr als 20 Mitarbeiter arbeiten täglich mit Dokuneo.