Wie war Ihre Ausgangslage bevor Sie sich an das Thema Dokumentenmanagement (DMS) herangewagt haben?
Die Akten wurden teilweise in Papierform, teils digital vorgehalten. Im Netzlaufwerk war ein Ablagesystem vorhanden, das nach Fachbereichen gegliedert wurde. Im Laufe der Zeit hat sich das Ablagesystem leider immer mehr „verwässert“. Klare Vorgaben zur Ablage waren nicht vorhanden.
Welchen „Leidensdruck“ hatten Sie?
Was hat Sie dazu bewogen, das Thema Dokumentenmanagement anzugehen?
Die Samtgemeinde Oderwald hat nach der Kommunalwahl 2016 ein Digitales Ratsinformationssystem eingeführt. Nach dem Umzug in ein neues Verwaltungsgebäude mit zeitgemäßer EDV-Ausstattung im Jahre 2017 bestand Einigkeit, dass der Digitalisierungsprozess fortgesetzt werden sollte. Weiterer Schritt sollte eigentlich die Einführung der E-Rechnung sein. Im Zuge der Grundlagenermittlung hat sich herauskristallisiert, dass es für unsere Bedürfnisse aber zweckmäßiger ist, zunächst ein DMS-System, das für die E-Rechnung benötigt wird, zu installieren.
Welche definierten Ziele wollten Sie mit dem Projekt erreichen?
Ziel war die Schaffung einer digitalen Struktur, die zukunftsorientiert auf die Samtgemeinde Oderwald zugeschnitten ist, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber nicht überfordert.
Weiterhin sollte das einzuführende DMS Schnittstellenmöglichkeiten zu den vorhandenen Fachprogrammen, insbesondere zum Finanzverfahren, bieten.
Warum haben Sie sich für Dokuneo als Ihr Dokumentenmanagementsystem entschieden?
Dokuneo ist für die Bedürfnisse der Samtgemeinde Oderwald maßgeschneidert. Eine Systemeinführung war ohne wesentliche Veränderung unserer Organisationsstruktur möglich.
Welche Sorgen, Ängste, Nöte hatten Sie vor dem Projektstart?
Sorgen oder Ängste vor dem Projektstart hatten wir nicht.
Die Produktpräsentation hat sowohl uns als auch unseren externen technischer IT-Dienstleister, der bei der Präsentation ebenfalls anwesend war, vollends überzeugt.
Haben sich diese Sorgen, Ängste, Nöte bewahrheitet? Oder nicht?
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Wie lief die Projektumsetzung ab?
Die Corona-Pandemie führte zu einer Verzögerung in der Projektumsetzung.
Trotzdem liefen sowohl die Schulung für Administratoren (online), als auch die durchgeführten Multiplikatoren- und Anwenderschulungen (Präsenzschulungen vor Ort) gut ab – nicht zuletzt auch dank der guten Unterstützung von der Firma Kleinschmidt, die uns einen Teil der für die Schulung benötigten Hardware zur Verfügung stellten.
Die Installation und Einrichtung von Dokuneo verliefen aufgrund der guten Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern der Firmen Kleinschmidt/Dokuneo und unseres technischen IT-Dienstleisters professionell und problemlos.
Wie ist heute der Stand des Projekts? Haben Sie Ihre Ziele erreicht?
Dokuneo wird seit dem 01.01.2021 verbindlich flächendeckend im Verwaltungsbereich eingesetzt.
Die Akzeptanz von Dokuneo seitens der Anwender ist uneingeschränkt gut, so dass man sagen kann, dass das Ziel der Schaffung einer zukunftsorientierten digitalen Struktur bei der Samtgemeinde Oderwald gelungen ist.
Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Dokuneo Partner (Karl Kleinschmidt e.K., Hannover)?
Sehr gut! Die Zusammenarbeit ist so, wie man sich Zusammenarbeit wünscht.
Wenn Sie das Projekt DMS noch einmal angehen müssten: Was würden Sie anders machen?
Nein, wir würden es wieder genauso machen.
Wie zufrieden sind Sie mit Dokuneo?
Würden Sie Dokuneo Ihrem besten Freund weiterempfehlen?
Wir sind sehr zufrieden.
Und ja, wir würden Dokuneo weiterempfehlen – was wir auch schon getan haben.
Die 11 Fragen wurden beantwortet von
Thomas Rosenthal
Leiter Fachbereich Ordnung, Soziales, Schulen und EDV
Samtgemeinde Oderwald (Niedersachsen)
Die Samtgemeinde Oderwald liegt im
Landkreis Wolfenbüttel und hat 6.700 Einwohner.
30 Mitarbeiter arbeiten täglich mit Dokuneo.
